Оцифровка бизнес-процессов производственной компании на Дальнем Востоке

Клиент

ООО «Гравелон» занимается добычей и переработкой строительных материалов, включая разработку гравийных и песчаных карьеров, производство щебня и бетона. Основные мощности расположены во Владивостоке и Амурской области. Компания активно участвует в госзакупках и благотворительности. В 2024 году её выручка составила 533 млн руб., прибыль — 128,7 млн руб.

Задача

Предпосылки

Проблемы с которыми пришел клиент:

• Ведение путевых листов вручную в Excel приводит к ошибкам и дублированию данных
• Отсутствие контроля за сроками документов (водительских прав, техосмотров)
• Долгий процесс формирования КП, договоров, счетов
  Нет автоматического расчета в том числе нормы расхода топлива, моточасов, пробега, отработанных часов по путевому листу
• Разрозненные системы учета (1С, Excel, «Корс — автопредприятие»)
• Отсутствует эффективная информационная экосистема, включая CRM

Оцифровать бизнес-процессы в компании, что позволит:

• Полностью отказаться от лишних бумажных носителей
• Обеспечить сквозной учет всех бизнес-процессов
• Повысить оперативность принятия решений
• Уменьшить влияние человеческого фактора
• Снизить затраты на документооборот

Результаты

✔ Цифровизация процессов и аккумуляция данных

✔ Сокращение времени на оформление Путевого Листа на 80%

✔ Исключены ошибки обработки Путевого Листа за счет днократного ввода данных в справочники и документы в системе (ранее во время переноса данных из Путевого Листа в электронные таблицы нередко допускались ошибки)

✔ Автоматические предупреждения о просроченных документах сотрудника, без которых он не сможет выйти на смену

✔ Быстрая оплата счетов через QR-коды
✔ Прозрачность логистики — все данные в одной системе

Процесс

Любое внедрение системы автоматизации должно начинаться с качественно проведенной аналитики. На этом этапе мы:

• провели серию интервью с представителями отделов компании и определили какие есть роли в компании
• проанализировали существующие бизнес-процессы и документооборот, определили что нужно автоматизировать
• нарисовали диаграммы бизнес-процессов
• на основе бизнес-процессов и пожеланий клиента описали функционал в виде документа Техническое Задание (ТЗ)
  сформировали дорожную карту проекта

←

→

Первичная настройка системы

1. Проверка базы 1С
2. Настройка прав доступа сотрудникам
3. Подключение почты сотрудников к системе
4. Настройка карточек Организации
5. Настройка воронок продаж
6. Верстка шаблонов документов
7. Интеграция РБС с 1С:
8. Перенесены документы за последний год
9. Настроена синхронизация документов (номенклатуры, контрагенты, договоры, счета, складские остатки, реализации, платежные документы)
10. Проведено обучение работе в системе, видеоинструкции для сотрудников

←

→

Путевые листы

Первым этапом мы начали разработку с модуля Путевых листов, так как, у компании большой автопарк и практически любой процесс связан с Транспортными Средствами (ТС).

Путевые листы связаны с Транспортной накладной, без которой невозможно доставить товар клиенту.

Удобные фишки интерфейса системы

Предупреждение при выборе водителя с просроченными правами / служебным удостоверением

Оповещение о ТС с истекшим сроком техосмотра / страховки

Автоматический расчет

Автоматический расчет значений путевого листа:
Пройдено, км
Отработано, м/ч
Отработано, ч

Расчет нормы расхода топлива на основании введенных данных одометра в путевой лист и заполненных норм расхода топлива для конкретной машины с учетом сезонности: зима, лето

Минимальный ручной ввод

Все поля, которые могут заполняться по умолчанию или по формуле — заполняются автоматически (пример: в блоке 12 из 17 полей заполняются автоматически)

Пробег (одометр), моточасы и остаток топлива подставляются из последнего Путевого Листа выбранной машины

Перенесли интерфейс для быстрого внесения данных идентично привычному бумажному носителю

Конечно, не все протекало гладко — при разработке всегда натыкаешься на подводные камни в виде “а у нас есть еще один вид путевого листа”, “у некоторых сотрудников кстати есть удостоверения, надо бы и их проверять” или “может вот это поменяем?”. Команда со стороны клиента всегда понимали, что это дополнительные работы и понимали, что сроки изменятся. А мы в свою очередь всё делали максимально быстро.

Команда