Внедрение CRM-системы со складским учётом для торговой компании

Клиент

ГК «Профессионал» более 20 лет работает на рынке Москвы и Московской области. Компания является официальным дилером более 20 заводов-производителей строительных материалов.

Задача

Торговой компании требовалось упростить и автоматизировать работу со сделками. Клиент вёл сделки в MS Access и синхронизировал данные с 1С. Требовалось создать единую систему для управления сделками и коммуникациями с клиентами.

Результаты

Система была доведена до рабочего состояния, однако клиент приостановил переход из-за сложности внутренних организационных изменений. Решение не было запущено в промышленную эксплуатацию.

Процесс

Проект оказался сложным: сформировать требования и описать бизнес-процессы удалось только со второго раза.

Роли сотрудников

Мы разделили ответственность между сотрудниками, участвующими в работе со сделкой, и выделили три ключевые роли:

1. Менеджер по продажам — ведёт сделку и общается с клиентом.
2. Логист — отвечает за транспортировку товара.
3. Закупщик — работает с поставщиком.

Бизнес-процесс

1. Заявка:
   1. Менеджер создаёт сделку.
   2. Добавляет товары и указывает розничные цены.
   3. Создаёт счёт.
   4. Система синхронизирует данные с 1С.
   5. Менеджер отправляет счёт клиенту по электронной почте.
   6. Проверяет оплату счёта.
   7. После оплаты система создаёт две задачи.
   8. Менеджер назначает ответственных.
   9. Система повторно синхронизирует данные с 1С.
2. Заказ поставщику и доставка:
   1. Логист находит перевозчика и создаёт документ «Доставка».
   2. После сохранения документа система уведомляет закупщика.
   3. Закупщик создаёт заказ поставщику, добавляет товары из сделки и указывает закупочные цены.
   4. На основании документа «Доставка» закупщик печатает или отправляет поставщику по электронной почте доверенность.
   5. Получив ответ поставщика, закупщик сообщает менеджеру дату и время доставки.
   6. Закупщик нажимает кнопку «Оприходовать».
   7. При синхронизации в 1С создаются документы:
      1. приходная накладная;
      2. поступление услуги;
      3. отгрузочная накладная;
      4. акт оказания услуг — при отдельно выделенной доставке.
   8. После появления документа об отгрузке сделка переходит на этап «Реализация».
3. Реализация:
   1. Система уведомляет менеджера о создании документов.
   2. Менеджер проверяет доставку товара клиенту.
   3. После успешной доставки менеджер переводит сделку в статус «Успех». Сделка закрывается, и система создаёт задачу.
4. Если сделка не состоялась, на любом этапе её можно перевести в статус «Отказ» с обязательным указанием причины.

Интеграция 1С

После описания бизнес-процессов мы перенесли исторические данные из 1С и настроили синхронизацию.

Документы

Для удобной работы со сделкой мы разработали функциональность, позволяющую создавать на основании её данных следующие документы:

1. Заказ поставщику.
2. Доставка.
3. Счёт.
4. Коммерческое предложение.

Все документы связаны со сделкой: из любого документа можно вернуться в карточку сделки и перейти к другим связанным документам.

Заказ поставщику

Документ содержит данные о товарах и закупочных ценах. Его можно отправить поставщику по электронной почте.

После нажатия кнопки «Оприходовать» данные передаются в 1С. Созданные в 1С документы об отгрузке и реализации затем загружаются обратно в РосБизнесСофт.

Доставка

Логист создаёт документ «Доставка» после выбора перевозчика. Документ фиксирует данные, необходимые для организации перевозки, и связывается со сделкой и заказом поставщику.

Команда