Внедрение, Разработка, Аналитика

оцифровка бизнес-процессов производственной компании на Дальнем Востоке

Клиент

ООО «Гравелон» занимается добычей и переработкой строительных материалов, включая разработку гравийных и песчаных карьеров, производство щебня и бетона. Основные мощности расположены во Владивостоке и Амурской области. Компания активно участвует в госзакупках и благотворительности. В 2024 году её выручка составила 533 млн руб., прибыль — 128,7 млн руб.

Предпосылки

Проблемы с которыми пришел клиент:

Ведение путевых листов вручную в Excel приводит к ошибкам и дублированию данных
Отсутствие контроля за сроками документов (водительских прав, техосмотров)
Долгий процесс формирования КП, договоров, счетов
Нет автоматического расчета в том числе нормы расхода топлива, моточасов, пробега, отработанных часов по путевому листу
Разрозненные системы учета (1С, Excel, «Корс — автопредприятие»)
Отсутствует эффективная информационная экосистема, включая CRM

Задача

Оцифровать бизнес-процессы в компании, что позволит:

Полностью отказаться от лишних бумажных носителей
Обеспечить сквозной учет всех бизнес-процессов
Повысить оперативность принятия решений
Уменьшить влияние человеческого фактора
Снизить затраты на документооборот

результаты

✔ Цифровизация процессов и аккумуляция данных

✔ Сокращение времени на оформление Путевого Листа на 80%

✔ Исключены ошибки обработки Путевого Листа за счет днократного ввода данных в справочники и документы в системе (ранее во время переноса данных из Путевого Листа в электронные таблицы нередко допускались ошибки)

✔ Автоматические предупреждения о просроченных документах сотрудника, без которых он не сможет выйти на смену

✔ Быстрая оплата счетов через QR-коды
✔ Прозрачность логистики — все данные в одной системе

Технологии

ERP РосБизнесСофт, 1С-предприятие, PHP, JS, HTML, CSS, API

Заказать консультацию

Поможем вам выбрать подходящее решение под ваши бизнес задачи

Процесс

Любое внедрение системы автоматизации должно начинаться с качественно проведенной аналитики. На этом этапе мы:

провели серию интервью с представителями отделов компании и определили какие есть роли в компании
проанализировали существующие бизнес-процессы и документооборот, определили что нужно автоматизировать
нарисовали диаграммы бизнес-процессов
на основе бизнес-процессов и пожеланий клиента описали функционал в виде документа Техническое Задание (ТЗ)
сформировали дорожную карту проекта

Первичная настройка системы

Проверка базы 1С
Настройка прав доступа сотрудникам
Подключение почты сотрудников к системе
Настройка карточек Организации
Настройка воронок продаж
Верстка шаблонов документов
Интеграция РБС с 1С:
Перенесены документы за последний год
Настроена синхронизация документов (номенклатуры, контрагенты, договоры, счета, складские остатки, реализации, платежные документы)
Проведено обучение работе в системе, видеоинструкции для сотрудников

Путевые листы

Первым этапом мы начали разработку с модуля Путевых листов, так как, у компании большой автопарк и практически любой процесс связан с Транспортными Средствами (ТС).

Путевые листы связаны с Транспортной накладной, без которой невозможно доставить товар клиенту.

Удобные фишки интерфейса системы

У сотрудника Иванов И.И. закончился срок ВУ/СУ

Предупреждение при выборе водителя с просроченными правами / служебным удостоверением

Оповещение о ТС с истекшим сроком техосмотра / страховки

Проверьте машину Автобетононасос MITSHUBISHI FUSO K 996 YO 28, закончился техосмотр или страховка.

Автоматический расчет

Автоматический расчет значений путевого листа:
Пройдено, км
Отработано, м/ч
Отработано, ч

Расчет нормы расхода топлива на основании введенных данных одометра в путевой лист и заполненных норм расхода топлива для конкретной машины с учетом сезонности: зима, лето

Минимальный ручной ввод

Все поля, которые могут заполняться по умолчанию или по формуле — заполняются автоматически (пример: в блоке 12 из 17 полей заполняются автоматически)

Пробег (одометр), моточасы и остаток топлива подставляются из последнего Путевого Листа выбранной машины

Перенесли интерфейс для быстрого внесения данных идентично привычному бумажному носителю

Интерфейс ввода данных как на бумажном носителе

Конечно, не все протекало гладко — при разработке всегда натыкаешься на подводные камни в виде “а у нас есть еще один вид путевого листа”, “у некоторых сотрудников кстати есть удостоверения, надо бы и их проверять” или “может вот это поменяем?”. Команда со стороны клиента всегда понимали, что это дополнительные работы и понимали, что сроки изменятся. А мы в свою очередь всё делали максимально быстро.